Jak napisać list? Najpierw musimy się zastanowić, jaki list chcemy napisać, oficjalny czy prywatny. Różnią się one formą i językiem w nim użytym.
List prywatny
Listy prywatne są najłatwiejsze do napisania. Tutaj nie trzeba przykładać uwagi do formy listu. Najczęstszym i najprostszym sposobem jest zrobienie tego jak w przykładzie poniżej:
Droga Aniu!
Miło było dowiedzieć się, co u Ciebie słychać…
U mnie wszystko dobrze, ale nie uwierzysz, co mi się ostatnio przydarzyło …
Pozdrawiam
Kasia
Większość ludzi pisze list na swój własny sposób, często używając zdrobnień, skrótów myślowych czy też slangu. Jeśli piszemy do kogoś, kto nas dobrze zna, nie ma to znaczenia, bo na pewno nas zrozumie.
Niemniej jednak warto pomyśleć, żeby ułatwić odbiorcy czytanie listu poprzez używanie akapitów, kiedy zaczynamy pisać o czymś kolejnym.
List formalny
Zaczynamy od lewego górnego rogu. Tutaj wprowadzamy swoje imię i nazwisko, adres, adres e-mail i numer telefonu.
Potem przychodzi kolej na miejscowość i datę, które muszą znajdować się w prawym górnym rogu.
Później, dwie-trzy linijki w dół wpisujemy nazwę i adres odbiorcy.
Następnie piszesz tytuł osoby, do której się zwracasz np. Szanowny Panie Dyrektorze.
Jeśli list jest częścią poprzedniej wymiany listów, możesz użyć odniesienia do niego we wstępie.
Następnie przechodzimy do konkretnego zapytania, które chcemy poruszyć w liście. Np.
Zwracam się z uprzejmą prośbą w imieniu wszystkich uczniów I Liceum Ogólnokształcącego im. Bronisława Chrobrego w Gnieźnie o odnowienie boiska szkolnego. Dotychczasowe sukcesy w sporcie motywują kolejne osoby, by pójść w ich ślady, potrzebujemy do tego jednak odpowiedniego miejsca. Proszę o pozytywne rozpatrzenie naszej prośby.
Następnie kończymy list, podpisując go z poważaniem/z wyrazami szacunku i imieniem i nazwiskiem. Jeśli list jest w formie papierowej, podpisać ręcznie.
Im krócej piszesz, tym lepiej. Nie wpadaj w długie i szczegółowe opisy. Bądź zwięzły — pamiętaj, pracownicy biurowi, dyrektorzy czy też menadżerowie, do których zazwyczaj wędrują takie listy, mają zawsze za mało czasu. Im szybciej dotrzesz do swojej puenty w liście, tym szybciej otrzymasz odpowiedź.
W liście formalnym nie używaj skrótów. Pisz w pełnej formie: zamiast np. na przykład, zamiast m.in. między innymi i tym podobne.
Dobrze jest poczekać z wysłaniem formalnego listu do następnego dnia. Wtedy mamy możliwość spojrzenia na list ponownie krytycznymi oczami i upewnienia się, czy właśnie taki list chcemy wysłać.
Nie wystarczy myśleć tylko o odbiorcy, pisząc list. Musimy pomyśleć też o sobie. Czy naprawdę wiemy i rozumiemy, o czym chcemy pisać? Niemożliwym jest bowiem napisać zrozumiały list dla kogoś, jeśli sami nie rozumiemy, o czym piszemy. Zanim więc zaczniemy pisać, zadbajmy o wszelkie materiały, jakich potrzebujemy i uzupełnijmy braki wiedzy, jeśli takowe mamy. Jeśli od razu napiszemy przejrzysty i zrozumiały tekst dla obu stron, zaoszczędzimy czasu na niepotrzebne telefony i próby dojścia do porozumienia.
